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Publicado em: 16 de janeiro de 2020

7 dicas para escrever um e-mail profissional impecável

Redigir e-mails profissionais não é complicado, mas requer atenção e alguns cuidados.

Imagem: Rawpixel/iStock
Iana Faini
Por: Iana Faini

Saber escrever um e-mail profissional é essencial para expor ideias corretamente e demonstrar profissionalismo. Além de evitar desentendidos  que podem custar o seu emprego ou aquela tão sonhada promoção. Leia a seguir 7 dicas simples para escrever melhor:

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    1. Seja direto

    É a primeira regra de ouro a ser considerada. Evite floreios como “venho por meio desta…”. Use uma linguagem simples e direta, afinal, estamos cada vez mais ocupados e repletos de distrações ao nosso redor.

    Além disso, mesmo que esteja se comunicando com colegas de trabalho, quando o e-mail envolver mais de uma pessoa, evite brincadeiras ou trocadilhos no corpo do e-mail. Deixe a descontração para o cafezinho!


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    2. Introduza o assunto com as palavras certas

    O início do e-mail profissional é vital, pois é nele que se encontram as informações essenciais daquele comunicado. Do segundo parágrafo em diante, apenas informações adicionais devem ser incluídas. Procure escolher palavras-chave que digam exatamente o que você pretende logo no primeiro parágrafo. Por exemplo:

    “Boa tarde,

    Por favor, solicitar o orçamento à empresa X.”

    Solicitar e orçamento são as palavras principais; por esse motivo, elas estão na primeira linha, logo abaixo da saudação.


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    3. Faça a saudação adequada

    Saiba com quem você está se comunicando. Evite utilizar pronomes de tratamento informais com superiores ou autoridades, por exemplo. Se estiver lidando com o presidente da sua empresa, pode utilizar Sr. (Senhor) ou Sra. (Senhora). Mas, se estiver escrevendo para autoridades políticas ou religiosas, opte por V. Ex.ª (Vossa Excelência, para cargos políticos e autoridades) ou V. Ema. (Vossa Eminência, para postos religiosos).


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    4. Procure se informar antes de enviar o e-mail

    Se você planeja enviar um e-mail para sanar dúvidas, procure sempre se informar antes de fazer perguntas. Ler e-mails demanda tempo, e, em alguns casos, pode ser que você não receba a resposta imediatamente, o que pode atrasar as suas atividades. Talvez você encontre as suas respostas apenas indo atrás do que quer saber, sem esperar ninguém por isso.


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    5. Diga quem você é

    Nem todo mundo na empresa precisa saber quem você é ou a sua função. Ao enviar um e-mail para um departamento diferente ou para pessoas de fora da empresa, diga o seu nome e o seu cargo, e só então introduza o assunto. De preferência, também configure uma assinatura automática em seu e-mail profissional com seu nome, cargo e o logotipo da sua empresa.


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    6. Escolha bem as palavras que irá usar

    A internet possui uma desvantagem enorme: a chance de você ser mal interpretado é grande. Para evitar que isso aconteça, utilize as palavras corretas ao se referir a um assunto específico.

    Além disso, evite julgamentos; se tiver de corrigir alguém, aponte onde ele deve melhorar, e não apenas diga o que ficou ruim, principalmente quando houver mais pessoas em cópia.


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    7. Por último, mas não menos importante… escreva corretamente!

    Essa dica nem deveria ser dica, mas é sempre bom dizer: sempre releia o seu e-mail antes de clicar em enviar! Um erro pequeno pode colocar tudo a perder, dependendo de para quem você está enviando a mensagem. Escrever certo na internet é imprescindível, e ainda mais quando se trata de relações profissionais. Preste muita atenção!

    Tem dúvidas? Veja também: Língua portuguesa: Explicações para 10 dificuldades


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