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Publicado em: 28 de maio de 2021

Como assinar documentos digitalmente e com validade jurídica

Atualmente, é possível assinar documentos sem sair de casa.

Imagem: ilkercelik/iStock

Você sabia que pode assinar documentos digitalmente? Devido à pandemia da Covid-19 e ao isolamento social, muitos compromissos judiciais e de trabalho foram adiados. Isso dificultou a situação de quem precisava assinar documentos em cartórios e outras instituições. Se você é uma dessas pessoas, veja agora como fazer assinatura digital de documentos com validade jurídica!

O que é assinatura digital?

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A assinatura digital trata-se de uma maneira segura de assinar documentos que precisam transitar no meio digital. Cada assinatura digital é vinculada a um certificado digital para comprovar a autenticidade da assinatura. É por meio desse certificado que é possível garantir a autenticidade da assinatura e evitar risco de fraude.

Assinatura com validade jurídica

Toda assinatura digital feita com certificado digital possui validade jurídica. Isso quer dizer que qualquer documento que seja assinado digitalmente com uma assinatura digital certificada, é equivalente a uma assinatura em documento físico. Por essa razão, ela uma ótima opção para quem precisa assinar um documento e não pode comparecer presencialmente para assinar.

Ter uma assinatura digital válida é simples, porém se você não tem tanta familiaridade com tecnologia e precisa de um pouco de ajuda, vamos aprender um pouco mais sobre esses tipos de assinaturas e certificados.

Assinatura digital x assinatura eletrônica

Geralmente, os dois termos são utilizados para uma mesma ação, porém existe uma diferença entre os tipos de assinaturas.

A assinatura eletrônica é usada para acessar, compartilhar e aprovar informações em formato digital. Alguns exemplos de assinaturas eletrônicas são: biometria, senha, token, assinaturas escaneadas e assinaturas digitais!

Sim, assinaturas digitais estão englobadas dentro dessas opções de assinaturas eletrônicas. Porém, assinaturas digitais são criptografadas e necessitam de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora como o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), por exemplo.

Como fazer assinatura digital

Antes de ensiná-lo a fazer uma assinatura digital, é preciso esclarecer que digitalizar uma assinatura é diferente de assinatura digital. Para digitalizar uma assinatura, o processo é o contrário de uma assinatura digital ou eletrônica. É preciso apenas de um documento impresso e assinado, e, dessa forma, por meio de uma fotografia ou scanner, o documento torna-se digital.

Enquanto isso, a assinatura eletrônica, para ter valores legais, precisa cumprir três requisitos:

  • Integridade: garantia de que o documento não foi/não pode ser adulterado ou fraudado;
  • Autenticidade: identificação do autor da assinatura, por meio de uso de uma chave privada (exclusiva do proprietário), que garante a autoria da assinatura;
  • Registro da assinatura: quando e como foi feita.  

Por ser mais prática, esse tipo de assinatura é ideal para as tarefas do dia a dia como assinatura de contratos, por exemplo. Até mesmo a Justiça Federal já utiliza assinaturas eletrônicas em seus processos e trâmites.

Para ser reconhecida legalmente, a assinatura digital precisa de um certificado. (Imagem: ilkercelik/iStock)

A assinatura digital é uma maneira segura de assinar documentos que estejam dentro da esfera digital, como o PDF, por exemplo. Como já informamos, toda assinatura digital deve estar associada a um certificado digital, que oferece mais segurança aos dados do usuário, sem risco de violação.

A certificação é a forma que o advogado tem de comprovar que aquela assinatura é válida no universo online. Por determinação legal, assinaturas digitais com certificado possuem validade jurídica, determinada no art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2.

Como obter o certificado digital?

Para obter o certificado digital, o usuário precisa escolher uma autoridade certificadora (AC), credenciada pelo Instituto de Tecnologia da Informação, que funciona como um cartório digital. Essas autoridades são subordinadas ao ICP-Brasil.

É preciso pagar as taxas do registro, que variam de acordo com o local da empresa. Depois, deve marcar um dia para visitar a empresa e fazer o registro completo da assinatura. O processo pode levar alguns dias. Em seguida, basta escolher algum meio de reconhecimento, como token, cartão ou chave eletrônica.

Os certificados digitais mais comuns são o e-CPF (CPF digital), ou e-CNPJ, que estão vinculados a esses documentos e identificam o usuário perante a Receita Federal.

Assinatura digital em PDF

É possível assinar documentos digitalmente caso a empresa não solicite a comprovação de validade jurídica, ou seja, sem o certificado digital. Esse processo não só evita o atraso do envio de documentos, como economiza papel e tinta. No entanto, se você lida com um número grande de documentos, o ideal é ter uma assinatura digital certificada.

Para assinar documentos em PDF, existem alguns programas para tablets e celular que ajudam nesse processo. Um deles é o Adobe Sign, que tem como recursos a solicitação de assinaturas eletrônicas, o envio de assinaturas em massa com o Mega Sign, a publicação de formulários assináveis, entre outros.

É possível experimentar o Adobe Sign gratuitamente por 14 dias.

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