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Publicado em: 13 de novembro de 2018

Como organizar uma reunião no trabalho

Participar de uma reunião improdutiva é mais comum do que parece. Mas essa realidade pode mudar, basta seguir as dicas a seguir.

Imagem: shironosov/iStock

“Se for necessário identificar numa palavra por que a raça humana não atingiu e nunca atingirá todo o seu potencial, essa palavra será ‘reunião’.” Assim falou o humorista Dave Barry, e muitos concordam. Mas não precisa ser assim. Veja aqui algumas dicas para preparar uma boa reunião no trabalho.

Comece e termine com objetividade

Organizar uma reunião produtiva não é ciência avançada. Como observa a assessora Teri Schwartz, boa parte se resume a iniciar e conduzir cada reunião com um objetivo e encerrá‑la com um plano para “ir em frente”. Os problemas surgem quando isso é esquecido. “É como pilotar um avião”, diz ela. “A maioria dos acidentes acontece na decolagem e no pouso.”

Escolha um líder

Há alguns anos, o banco KeyCorp de Cleveland, nos EUA, adotou um novo princípio: sempre indique alguém para comandar. “A pior coisa é uma reunião sem ninguém no comando”, diz Charles Hyle, vice‑presidente executivo e diretor de riscos do banco. “Ela se transforma numa competição de gritos.”

Pense pequeno

Seja realista a respeito do que se pode fazer. “Não se consegue resolver a fome do mundo em uma hora”, diz Teri Schwartz. Do mesmo modo, mantenha administrável o número de participantes para estimular a discussão. “Com gente demais na sala, todos se calam”, diz Hyle.

Direcione

“As pessoas odeiam quando não conseguem cumprir suas tarefas porque têm de ir à reunião de alguém”, diz o professor Michael Feiner, da Escola de Administração de Colúmbia, nos EUA. Portanto, estimule os outros a falar e se envolver, principalmente os de cargo mais baixo. “Eles precisam acreditar que a reunião não é de fulano nem de sicrano, mas ‘nossa’”, diz Feiner.

Estabeleça as regras da participação

Todos têm de saber quem fará anotações e como serão tomadas as decisões. Lembre-se de que, geralmente, o consenso é ruim. “Ele significa que não há diálogo nem debate suficiente”, diz Feiner, “e os dois são a base de toda organização inovadora.” Jon Petz, autor do livro Boring Meetings Suck (Reuniões chatas são o fim), sugere distribuir as tarefas futuras nos últimos cinco a dez minutos e depois reiterá‑las num e‑mail de grupo, para não haver confusão.

A organização é a base para que as ideias sejam apresentadas e discutidas com êxito. Se não houver um planejamento, a reunião não terá valido a pena. Pense na organização como a primeira coisa a ser feita e verá como sua reunião será produtiva. Mas, se você não é uma pessoa organizada, comece dando um jeito na sua mesa de trabalho. Será um bom exercício!

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